Valitse kokouspaikka yritykselle tarpeen mukaan

Monissa yrityksissä järjestetään erilaisia kokouksia ja esimerkiksi sijoittajille tai uusille asiakkaille on järkevää pitää isompi tapaaminen, jossa voi kaikille kertoa esimerkiksi tietoa uusista tuotteista ja näyttää materiaalit kerralla. Välillä isompia kokouksia ja tapaamisia järjestettäessä yrityksen omat tilat loppuvat kesken tai esimerkiksi tarjoilujen suhteen on paljon järkevämpää käyttää ulkopuolista tilaa, jossa on paljon helpompaa pitää tilaisuus asiakkaille.

Mitä kannattaa ottaa huomioon tilan valinnassa?

• Kokoustilaa valitessa kannattaa ehdottomasti ottaa huomioon tilan kapasiteetti. Kuinka monta kutsuvierasta tai asiakasta ja yrityksen työntekijää on tulossa paikalle? Kapasiteetti kannattaa määritellä sopivaksi, niin että on mieluummin muutama ylimääräinen tyhjä paikka, kuin esimerkiksi että liian vähän paikkoja olisi tarjolla, jolloinka osa ihmisistä joutuu seisomaan. Myöskään liikaa tyhjiä paikkoja ei ole hyvä, se antaa vaikutelman, että iso osa osallistujista olisi jättänyt jostain syystä tulematta ja se saattaa vaikuttaa loppujen mielikuvaan tilaisuudesta.
• Mitä kaikkea haluat vieraille tarjota? Haluatko tarjota vieraille kevyttä purtavaa, makeaa ja pikkusuolaista, vai haluatko tarjota isomman ruoan, esimerkiksi pidemmän kokouksen aikana? Isoimmissa kaupungeissa, kuten Oulu, Tampere tai Helsinki hotelli tarjonta on laajaa ja yritykset tarjoavat erilaisia konsepteja ja erilaisiin teemoihin soveltuvia tiloja tarjoilujen kera. Voit myös harkita erillisen pitopalvelun palkkaamista tilaisuuteen, jolloinka tarjonta on paljon laajempaa ja voit varmasti valita juuri tilaisuuteen sopivalla teemalla olevaa ruokaa ja tarjoiltavaa.
• Logistiikan kanssa kannattaa myös olla tarkkana ja ottaa huomioon asiakkaiden kulkeminen paikalle. Hyvin kulkuyhteyksien päässä tai varrella oleva kokouspaikka on aina plussaa ja vieraiden on paljon helpompaa saapua paikalle. Näin kenenkään ei pitäisi joutua perumaan paikalle tuloa sen takia ettei pääse kulkemaan.